Hinter den Kulissen der Veranstaltungskoordination
Gute Ernährung ist eins der wichtigsten Fundamente für Wohlbefinden, Lebensqualität und Gesundheit. Kein Wunder, dass sich an der Universitätsmedizin Frankfurt eine ganze Abteilung um das leibliche Wohl von Patientinnen, Besuchern und Gästen kümmert.
„Unser Hauptgeschäft ist die Patientenverpflegung“, erklärt Marina Becker, seit eineinhalb Jahren Leiterin des Dezernats 3.5, Gastronomie und Veranstaltungsservice. „Hunderte Patientinnen und Patienten werden täglich aus dem Untergeschoss von Haus 35 mit Mahlzeiten versorgt. Wir beliefern zudem das Bistro, die Kantinen in Haus 35 und Haus 97 sowie die Cafeteria Piazza d'oro im Hauptgebäude. Nicht zuletzt fällt auch der Veranstaltungsservice in den Aufgabenbereich unserer Abteilung.“
100 Veranstaltungen monatlich
Bei dem Gedanken an Veranstaltungen kommen den meisten Mitarbeitenden der Universitätsmedizin Frankfurt vermutlich zunächst die großen jährlichen Feierlichkeiten wie das Sommerfest in den Sinn. Tatsächlich wurde mit den Vorbereitungen bereits begonnen, da aufgrund der Größe und der zu erwartenden Gästezahl eine frühzeitige Planung erforderlich ist. Weniger im Blickfeld sind jedoch die zahlreichen kleineren Events, die das Team des Veranstaltungsservice beinahe täglich organisiert. „90 Prozent unserer Veranstaltungen finden in einem kleineren Rahmen statt, was jedoch eine ebenso sorgfältige Planung und Vorbereitung verlangt“, erzählt Uljana Hoyer, Leitung Veranstaltungskoordination. „Unser tägliches Brot sind die Verpflegungen bei Antritts- oder Abschiedsfeiern, Tagesseminaren oder Meetings von Geschäftskunden. Diese Veranstaltungen summieren sich auf durchschnittlich 100 pro Monat.“
Die Universitätsmedizin Frankfurt gehört zu den wenigen Krankenhäusern, die überhaupt über einen eigenen Veranstaltungs- und Cateringservice verfügen. Die Arbeit funktioniert hier so gut und routiniert, weil ein Teil der insgesamt 120 Beschäftigten speziell für den Veranstaltungsservice geschult ist und bei Bedarf aus der Tagesproduktion abgezogen werden kann.
Flexibilität erforderlich
Bevor der Servicewagen komplett ausgestattet am gewünschten Veranstaltungsort ankommt, hat das fleißige Cateringpersonal bereits die Platten appetitlich angerichtet, Kaffee gekocht und abgefüllt, Getränke vorbereitet sowie das benötigte Geschirr und Zubehör zusammengestellt. Die Teamgröße ermöglicht den reibungslosen Ablauf des Service, setzt ihm jedoch auch gewisse Grenzen. Wer den Veranstaltungsservice zuerst verbindlich bucht, mahlt zuerst. Bei kurzfristigen Anfragen wird geprüft, ob noch Kapazitäten frei sind.
Lediglich während der Corona-Pandemie tickten die Uhren auch im Veranstaltungsservice anders. „Von heute auf morgen wurden alle Events gecancelt", bestätigt Uljana Hoyer. „Ein halbes Jahr fand gar nichts statt.“ Rückblickend sehen die Leitungskräfte den Stillstand der Veranstaltungen in dieser Zeit als glücklichen Zufall. Denn ausgerechnet zu Pandemiebeginn, im April 2020, zog das Dezernat 3, Abteilung 3.5, in das neue Kantinengebäude ins Haus 35 ein. „Zu diesem Zeitpunkt waren wir mit dem Umzug sowie der Patienten- und Mitarbeiterversorgung unter verschärften Hygienebedingungen völlig ausgelastet“, sagt Marina Becker, die seit beinahe 13 Jahren an der Universitätsmedizin Frankfurt tätig ist.
Kreatives Arbeitsumfeld
Langeweile kennt das Leitungstrio – neben Marina Becker und Uljana Hoyer ist Markus Conze, Küchenleitung Patientenverpflegung, der Dritte im Bunde – nicht. „Es macht uns Spaß, kreative Lösungen zu finden und unseren Gästen einen außergewöhnlichen Service zu bieten“, erzählt Uljana Hoyer. So wie zuletzt bei einer Veranstaltung, als fünf Minuten vor Beginn ein Stromausfall beide Kaffeemaschinen lahmlegte. „Das Team hat es geschafft, alle notwendigen Schritte einzuleiten, sodass kurz darauf der erste Gast seinen Kaffee in den Händen gehalten hat“, berichtet sie stolz.
Marina Becker und Uljana Hoyer wünschen sich, bezüglich Produktpalette und Equipment weiterhin neue Ideen in den Veranstaltungsservice einbringen und ausprobieren zu können. Inspiration holen sie sich auf Messen, im Cateringbereich und sogar bei privaten Hotelaufenthalten. Hier wird gerne mal geschaut, ob man sich bei den Cateringkolleginnen und -kollegen etwas abgucken kann – nur eine von vielen Möglichkeiten, das Angebot gesunder und abwechslungsreicher Ernährung an der Universitätsmedizin Frankfurt weiter auszubauen und die Abteilung noch zukunftsfähiger zu machen.